Shadow IT im Unternehmen: Unbemerkte Risiken für die IT-Sicherheit

Cloud-Dienste, KI-Tools und Online-Anwendungen lassen sich heute innerhalb weniger Minuten nutzen. Für Mitarbeitende ist das praktisch: Eine neue Software verspricht eine schnellere Lösung für eine alltägliche Aufgabe und kann häufig direkt im Browser verwendet werden. Problematisch wird es, wenn solche Anwendungen ohne Abstimmung mit der IT eingesetzt werden.

Dieses Phänomen wird als Shadow IT oder Schatten-IT bezeichnet. Für Unternehmen kann daraus ein erhebliches Sicherheitsrisiko entstehen. Unternehmensdaten werden möglicherweise in nicht freigegebenen Anwendungen verarbeitet, Zugriffsrechte bleiben unkontrolliert und die IT-Abteilung verliert den Überblick über die tatsächlich eingesetzten Systeme.

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Was ist Shadow IT?

Als Shadow IT werden Anwendungen, Geräte oder IT-Dienste bezeichnet, die innerhalb eines Unternehmens genutzt werden, ohne offiziell von der zuständigen IT freigegeben oder verwaltet zu sein.

Typische Beispiele sind:

• private Cloud-Speicher
• nicht freigegebene Software-as-a-Service-Anwendungen
• private Geräte für geschäftliche Aufgaben
• eigenständig installierte Programme
• Messenger und Kommunikationstools
• externe Dateiübertragungsdienste
• nicht abgestimmte KI-Anwendungen

Shadow IT entsteht dabei häufig nicht mit problematischer Absicht. Mitarbeitende möchten eine Aufgabe schneller erledigen oder finden für ein konkretes Problem selbstständig eine vermeintlich praktische Lösung.

Für die IT-Sicherheit kann genau das jedoch zum Problem werden.

Warum entsteht Shadow IT in Unternehmen?

Ein häufiger Grund sind komplizierte oder langsame interne Prozesse. Wenn Mitarbeitende lange auf eine Softwarefreigabe warten müssen oder vorhandene Anwendungen ihre Anforderungen nicht erfüllen, suchen sie möglicherweise selbst nach Alternativen.

Auch fehlende Kommunikation spielt eine Rolle. Mitarbeitende wissen teilweise nicht, welche Tools bereits im Unternehmen vorhanden sind oder welche Sicherheitsanforderungen bei der Nutzung externer Dienste berücksichtigt werden müssen.

Mit der zunehmenden Verbreitung cloudbasierter Anwendungen und generativer KI wird diese Herausforderung zusätzlich größer.

Welche Risiken entstehen durch Schatten-IT?

Das zentrale Problem besteht darin, dass Unternehmen nur Systeme schützen können, von deren Nutzung sie wissen.

Werden Anwendungen außerhalb der verwalteten IT-Infrastruktur eingesetzt, können bestehende Sicherheitskonzepte umgangen werden.

Unkontrollierte Unternehmensdaten

Mitarbeitende können vertrauliche Informationen in externe Anwendungen hochladen, ohne zu wissen, wie oder wo diese Daten verarbeitet werden.

Das betrifft beispielsweise Kundendaten, Verträge, interne Dokumente, Kalkulationen oder andere sensible Unternehmensinformationen.

Damit können neben IT-Sicherheitsrisiken auch datenschutzrechtliche Fragestellungen entstehen.

Fehlende Zugriffskontrolle

Professionell verwaltete Unternehmenssysteme verfügen normalerweise über definierte Benutzerkonten und Berechtigungen.

Bei eigenständig eingerichteten Diensten fehlt diese zentrale Kontrolle häufig. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, kann beispielsweise ein externer Account weiterhin bestehen.

Auch die konsequente Nutzung von Multi-Faktor-Authentifizierung lässt sich bei unbekannten Anwendungen nur schwer kontrollieren.

Unsichere Passwörter und Benutzerkonten

Für zusätzliche Anwendungen werden zusätzliche Benutzerkonten benötigt. Dadurch steigt das Risiko von mehrfach verwendeten oder schwachen Passwörtern.

Werden Zugangsdaten kompromittiert, können Angreifer möglicherweise auf geschäftliche Informationen zugreifen.

Eine zentrale Identitäts- und Berechtigungsverwaltung reduziert dieses Risiko erheblich.

KI-Tools als neue Form der Shadow IT

Künstliche Intelligenz hat das Thema Schatten-IT zusätzlich verändert. Mitarbeitende können heute zahlreiche KI-Anwendungen direkt über den Browser verwenden.

Dabei besteht die Gefahr, dass Unternehmensinformationen in externe KI-Systeme eingegeben werden, obwohl deren Nutzung intern nicht geregelt wurde.

Unternehmen sollten deshalb klare Vorgaben schaffen: Welche KI-Anwendungen dürfen genutzt werden? Welche Informationen dürfen verarbeitet werden? Welche Daten dürfen keinesfalls eingegeben werden?

Statt KI grundsätzlich zu verbieten, kann eine kontrollierte und sichere Integration geeigneter Lösungen langfristig sinnvoller sein.

Warum ein vollständiger Überblick über die IT wichtig ist

Eine professionelle IT-Sicherheitsstrategie beginnt mit Transparenz.

Unternehmen sollten wissen, welche Geräte, Benutzerkonten, Cloud-Dienste und Anwendungen tatsächlich eingesetzt werden. Nur dann können Sicherheitsrichtlinien konsequent umgesetzt und mögliche Schwachstellen erkannt werden.

Dazu gehören unter anderem:

• zentrale Benutzerverwaltung
• dokumentierte Software und Cloud-Dienste
• geregelte Zugriffsrechte
• Multi-Faktor-Authentifizierung
• Endpoint Security
• Firewall- und Netzwerkschutz
• Backup-Strategien
• kontinuierliches Monitoring

Die einzelnen Maßnahmen sollten dabei Bestandteil eines übergreifenden Sicherheitskonzepts sein.

Shadow IT verhindern, ohne Mitarbeitende auszubremsen

Ein vollständiges Verbot neuer Anwendungen ist in der Praxis selten die beste Lösung. Wenn die offiziellen IT-Prozesse zu kompliziert sind, kann Shadow IT trotzdem entstehen.

Unternehmen sollten stattdessen nachvollziehbare Regeln und einfache Freigabeprozesse etablieren.

Mitarbeitende müssen wissen, an wen sie sich wenden können, wenn sie eine neue Anwendung benötigen. Gleichzeitig sollte die IT prüfen können, ob eine Lösung hinsichtlich Sicherheit, Datenschutz und Integration geeignet ist.

So entsteht ein kontrollierter Rahmen, der sowohl Sicherheit als auch produktives Arbeiten ermöglicht.

Regelmäßige Überprüfung der IT-Infrastruktur

Unternehmens-IT verändert sich kontinuierlich. Neue Cloud-Dienste werden eingeführt, Mitarbeitende wechseln ihre Aufgaben und zusätzliche Software wird benötigt.

Deshalb sollte nicht nur einmalig geprüft werden, welche Systeme verwendet werden.

Eine regelmäßige Bestandsaufnahme und kontinuierliche Überwachung helfen dabei, unbekannte Geräte, Anwendungen oder ungewöhnliche Aktivitäten frühzeitig zu erkennen.

Gleichzeitig können bestehende Berechtigungen überprüft und nicht mehr benötigte Benutzerkonten entfernt werden.

Was Unternehmen konkret tun können

Der Umgang mit Shadow IT sollte technische und organisatorische Maßnahmen miteinander verbinden.

Zunächst sollte Transparenz über die vorhandene IT-Landschaft geschaffen werden. Anschließend können klare Regeln für Software, Cloud-Dienste und KI-Anwendungen definiert werden.

Mitarbeitende sollten zusätzlich für mögliche Risiken sensibilisiert werden. Gleichzeitig müssen Unternehmen sichere und praktikable Alternativen bereitstellen.

Eine gut strukturierte IT-Umgebung reduziert damit nicht nur Sicherheitsrisiken, sondern erleichtert auch die tägliche Arbeit.

Fazit: Shadow IT ist ein unterschätztes Sicherheitsrisiko

Shadow IT entsteht häufig aus dem Wunsch, Aufgaben schneller und unkomplizierter zu erledigen. Dennoch können nicht freigegebene Anwendungen, Cloud-Dienste und KI-Tools erhebliche Risiken für Unternehmensdaten und IT-Systeme verursachen.

Für mittelständische Unternehmen ist deshalb ein zentral verwaltetes IT-Konzept entscheidend. Klare Berechtigungen, sichere Anwendungen, transparente Prozesse und kontinuierliches Monitoring helfen dabei, die Kontrolle über die eigene IT-Infrastruktur zu behalten.

Dabei geht es nicht darum, neue Technologien zu verhindern. Ziel sollte vielmehr sein, innovative Lösungen sicher und kontrolliert in die Unternehmens-IT zu integrieren.

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