Cybersecurity für Steuerkanzleien: So schützen Sie sensible Mandantendaten

Steuerberater und Wirtschaftsprüfer verarbeiten täglich hochsensible Informationen. Steuererklärungen, Jahresabschlüsse, Gehaltsabrechnungen und betriebswirtschaftliche Auswertungen enthalten vertrauliche Daten von Privatpersonen und Unternehmen. Ein Cyberangriff oder Datenverlust kann deshalb erhebliche wirtschaftliche, rechtliche und organisatorische Folgen haben.

Eine sichere IT-Infrastruktur ist für Kanzleien längst keine freiwillige Zusatzleistung mehr. Sie bildet die Grundlage für den vertraulichen Umgang mit Mandantendaten und einen zuverlässigen Kanzleibetrieb.

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Warum ist IT-Sicherheit für Steuerberater besonders wichtig?

Steuerkanzleien und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften gehören zu den Unternehmen, die besonders schützenswerte Informationen verarbeiten.

Neben personenbezogenen Daten verfügen sie häufig über umfangreiche Einblicke in die finanziellen Verhältnisse ihrer Mandanten.

Dazu zählen beispielsweise:

• Steuerliche Unterlagen und Finanzbuchhaltungen
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Jahresabschlüsse und Unternehmensbewertungen
• Bankverbindungen und Zahlungsinformationen
• Vertrauliche Verträge und betriebswirtschaftliche Dokumente
• Personenbezogene Daten von Mitarbeitenden und Mandanten

Gelangen diese Informationen in unbefugte Hände, kann dies erhebliche Auswirkungen auf die betroffenen Mandanten und das Vertrauen in die Kanzlei haben.

Hinzu kommen berufsrechtliche Verschwiegenheitspflichten. Steuerberater und Wirtschaftsprüfer müssen deshalb neben allgemeinen Datenschutzanforderungen auch die besonderen Anforderungen ihres Berufsstands berücksichtigen.

Datenschutz in der Steuerkanzlei: Welche Anforderungen gelten?

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verpflichtet Unternehmen und Kanzleien, personenbezogene Daten durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu schützen.

Insbesondere Artikel 32 DSGVO verlangt ein Sicherheitsniveau, das den jeweiligen Risiken angemessen ist.

Für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer bedeutet dies, dass der Schutz von Mandantendaten systematisch organisiert werden muss.

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

Zu den wichtigsten Maßnahmen gehören:

• Zugriffskontrollen: Nur berechtigte Mitarbeitende erhalten Zugang zu vertraulichen Informationen.
• Verschlüsselung: Sensible Daten werden bei der Übertragung und gegebenenfalls bei der Speicherung geschützt.
• Datensicherung: Regelmäßige Backups unterstützen die Wiederherstellung wichtiger Kanzleidaten.
• Netzwerksicherheit: Firewalls und weitere Schutzmaßnahmen begrenzen unerwünschte Zugriffe.
• Aktualisierung von Software: Sicherheitsupdates reduzieren bekannte Schwachstellen.
• Mitarbeiterschulungen: Beschäftigte lernen, Phishing-Angriffe und andere Bedrohungen zu erkennen.

Welche Maßnahmen im Einzelfall erforderlich sind, hängt unter anderem von der Kanzleigröße, den eingesetzten Anwendungen und der Risikosituation ab.

DATEV und IT-Sicherheit: Worauf sollten Kanzleien achten?

Viele Steuerberater und Wirtschaftsprüfer nutzen DATEV-Anwendungen für die Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnung und weitere Kanzleiprozesse.

Die Nutzung professioneller Kanzleisoftware allein gewährleistet jedoch noch keine vollständig sichere IT-Umgebung.

Auch die Arbeitsplätze, Netzwerke, Benutzerkonten und Schnittstellen müssen angemessen geschützt werden.

Besonders wichtig sind sichere Zugriffsverfahren, aktuelle Betriebssysteme und eine zuverlässige Absicherung aller Endgeräte.

Wenn Mitarbeitende beispielsweise über mobile Geräte oder aus dem Homeoffice auf Kanzleianwendungen zugreifen, sollten auch diese Verbindungen in das Sicherheitskonzept einbezogen werden.

Ein durchdachtes Berechtigungsmanagement sorgt außerdem dafür, dass Mitarbeitende nur auf diejenigen Informationen zugreifen können, die sie für ihre Tätigkeit benötigen.

Die größten Cyberrisiken für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer

1. Phishing und gefälschte Mandanten-E-Mails

Cyberkriminelle nutzen häufig täuschend echt gestaltete E-Mails, um Zugangsdaten zu erlangen oder Schadsoftware zu verbreiten.

Gerade in Steuerkanzleien werden täglich zahlreiche Dokumente per E-Mail ausgetauscht. Gefälschte Nachrichten mit angeblichen Rechnungen, Belegen oder Mandantenunterlagen können deshalb besonders gefährlich sein.

2. Ransomware und verschlüsselte Kanzleidaten

Bei einem Ransomware-Angriff können wichtige Dateien und Systeme verschlüsselt werden.

Sind Buchhaltungsdaten, Dokumentenmanagementsysteme oder zentrale Anwendungen betroffen, kann die Bearbeitung laufender Mandate erheblich beeinträchtigt werden.

Eine Kombination aus Endpoint Security, professioneller Bedrohungserkennung und getesteten Backups hilft, dieses Risiko zu reduzieren.

3. Unsichere Benutzerkonten

Schwache Passwörter oder mehrfach verwendete Zugangsdaten erleichtern Angreifern den Zugriff auf Kanzleisysteme.

Multi-Faktor-Authentifizierung und individuell vergebene Benutzerberechtigungen sind deshalb wichtige Bestandteile einer sicheren IT-Infrastruktur.

4. Veraltete Software und fehlende Updates

Nicht geschlossene Sicherheitslücken können von Angreifern ausgenutzt werden.

Kanzleien sollten deshalb darauf achten, dass Betriebssysteme, Fachanwendungen und weitere eingesetzte Software regelmäßig aktualisiert werden.

5. Unzureichende Datensicherung

Ein Backup ist nur dann hilfreich, wenn die benötigten Daten tatsächlich wiederhergestellt werden können.

Steuerberater und Wirtschaftsprüfer sollten deshalb nicht nur regelmäßige Sicherungen durchführen, sondern auch Wiederherstellungstests und klare Notfallabläufe einplanen.

IT-Sicherheit für Steuerberater: Welche Schutzmaßnahmen sind sinnvoll?

Ein professionelles Sicherheitskonzept sollte mehrere Schutzebenen miteinander verbinden.

Firewall und Netzwerkschutz

Moderne Firewall-Lösungen kontrollieren den Datenverkehr und helfen dabei, unerwünschte Verbindungen zu blockieren.

Für Kanzleien mit mehreren Standorten oder mobilen Arbeitsplätzen sind außerdem sichere Netzwerkzugänge wichtig.

Endpoint Security für Kanzleiarbeitsplätze

Arbeitsplatzrechner und Server sollten durch geeignete Sicherheitssoftware geschützt werden.

Moderne Endpoint-Detection-and-Response-Lösungen können verdächtige Aktivitäten erkennen und bei der Untersuchung möglicher Sicherheitsvorfälle unterstützen.

Managed XDR und 24/7-Sicherheitsmonitoring

Cyberangriffe finden nicht ausschließlich während der regulären Bürozeiten statt.

Mit Managed XDR und einem 24/7 Security Operations Center können sicherheitsrelevante Ereignisse kontinuierlich analysiert werden.

Esposito IT bietet entsprechende Cybersecurity-Lösungen in Zusammenarbeit mit dem strategischen Partner Eye Security an.

Dadurch können auch Steuerkanzleien ohne eigene IT-Sicherheitsabteilung von einer professionellen Bedrohungsüberwachung profitieren.

Backup und Disaster Recovery

Steuerberater und Wirtschaftsprüfer müssen wichtige Mandantendaten zuverlässig verfügbar halten.

Ein professionelles Backup-Konzept berücksichtigt deshalb regelmäßige Sicherungen, geschützte Backup-Speicher und definierte Wiederherstellungsprozesse.

Zusätzlich sollte festgelegt werden, welche Systeme bei einem Ausfall zuerst wiederhergestellt werden müssen.

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IT-Sicherheit im Homeoffice und bei digitaler Mandantenkommunikation

Flexible Arbeitsmodelle sind auch in Steuerkanzleien und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften verbreitet.

Mitarbeitende greifen von unterschiedlichen Standorten auf Dokumente, Kanzleianwendungen und Kommunikationssysteme zu.

Damit vertrauliche Informationen geschützt bleiben, sollten mobile Arbeitsplätze in die IT-Sicherheitsstrategie eingebunden werden.

Dazu gehören sichere Endgeräte, verschlüsselte Verbindungen, Multi-Faktor-Authentifizierung und klar geregelte Zugriffsberechtigungen.

Auch bei der digitalen Kommunikation mit Mandanten ist besondere Vorsicht erforderlich.

Für den Austausch sensibler Unterlagen sollten geeignete geschützte Übertragungswege und sichere Mandantenportale genutzt werden.

Was passiert bei einem Cyberangriff auf eine Steuerkanzlei?

Wird eine Kanzlei Opfer eines Cyberangriffs, ist schnelles und strukturiertes Handeln entscheidend.

Zunächst müssen betroffene Systeme identifiziert und gegebenenfalls isoliert werden, um eine weitere Ausbreitung zu begrenzen.

Anschließend sollten IT-Sicherheitsexperten den Vorfall untersuchen und geeignete Maßnahmen zur Eindämmung einleiten.

Parallel muss geprüft werden, welche Daten und Geschäftsprozesse betroffen sind.

Bei einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten können Meldepflichten nach der DSGVO bestehen. Eine Meldung an die zuständige Aufsichtsbehörde muss, soweit erforderlich, grundsätzlich unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden nach Bekanntwerden erfolgen.

Deshalb sollten Steuerberater und Wirtschaftsprüfer bereits vor einem Sicherheitsvorfall klare Zuständigkeiten und einen IT-Notfallplan festlegen.

Professionelle Incident-Response-Unterstützung kann helfen, die technische Untersuchung und Wiederherstellung strukturiert durchzuführen.

IT-Sicherheit für kleine und mittelständische Steuerkanzleien

Nicht jede Kanzlei verfügt über eine eigene IT-Abteilung.

Gerade kleinere Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften sind deshalb häufig auf externe IT-Dienstleister angewiesen.

Ein professioneller IT-Partner kann dabei unterstützen, bestehende Sicherheitsrisiken zu bewerten, geeignete Schutzmaßnahmen einzuführen und die IT-Infrastruktur regelmäßig zu überprüfen.

Wichtig ist, dass die Sicherheitslösungen zur Größe und Arbeitsweise der Kanzlei passen.

Eine kleine Steuerkanzlei benötigt beispielsweise andere organisatorische Abläufe als eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit mehreren Standorten und zahlreichen Mitarbeitenden.

Entscheidend ist ein Sicherheitskonzept, das die tatsächlich vorhandenen Risiken berücksichtigt und langfristig weiterentwickelt werden kann.

Fazit: Datenschutz und IT-Sicherheit gehören in jeder Kanzlei zusammen

Steuerberater und Wirtschaftsprüfer tragen eine besondere Verantwortung für den Schutz vertraulicher Mandanteninformationen.

Eine moderne IT-Sicherheitsstrategie sollte deshalb weit über klassische Antivirensoftware hinausgehen.

Firewall- und Netzwerkschutz, sichere Benutzerkonten, professionelle Datensicherung und kontinuierliche Bedrohungserkennung bilden wichtige Grundlagen für eine widerstandsfähige Kanzlei-IT.

Ebenso wichtig sind klare organisatorische Prozesse, geschulte Mitarbeitende und ein funktionierender IT-Notfallplan.

Mit einem abgestimmten Sicherheitskonzept können Steuerkanzleien und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften ihre Cyberrisiken reduzieren und die Vertraulichkeit sowie Verfügbarkeit wichtiger Informationen besser schützen.

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FAQ – Häufige Fragen zu Datenschutz und IT-Sicherheit in Steuerkanzleien

Welche Datenschutzvorschriften gelten für Steuerberater?

Steuerberater müssen insbesondere die DSGVO, das Bundesdatenschutzgesetz und ihre berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflichten beachten. Welche weiteren Anforderungen gelten, hängt von der jeweiligen Datenverarbeitung und Kanzleiorganisation ab.

Ist DATEV allein ausreichend für eine sichere Kanzlei-IT?

Nein. Auch bei der Nutzung von DATEV müssen die eingesetzten Endgeräte, Benutzerkonten, Netzwerke und weiteren IT-Systeme angemessen abgesichert werden.

Brauchen kleine Steuerkanzleien ein IT-Sicherheitskonzept?

Ja. Auch kleinere Kanzleien verarbeiten vertrauliche Mandantendaten und sind potenziellen Cyberangriffen ausgesetzt. Umfang und Ausgestaltung der Schutzmaßnahmen sollten sich am jeweiligen Risiko orientieren.

Wie oft sollten Kanzleien ihre Daten sichern?

Die Häufigkeit richtet sich danach, wie viel Datenverlust im Ernstfall vertretbar ist. Bei geschäftskritischen Anwendungen können tägliche oder häufigere Sicherungen sinnvoll sein. Zusätzlich sollten Wiederherstellungstests stattfinden.

Was kostet professionelle IT-Sicherheit für Steuerberater?

Die Kosten hängen unter anderem von der Anzahl der Arbeitsplätze, den eingesetzten Anwendungen, der bestehenden Infrastruktur und dem gewünschten Sicherheitsumfang ab. Eine individuelle Bestandsaufnahme hilft, den tatsächlichen Bedarf zu ermitteln.